Mettre en place une gestion de la chaîne logistique de nouvelle génération grâce à une automatisation efficace des processus

Prachi Sukhatankar, vice-présidente des solutions technologiques (Bureau des technologies de pointe) et Jeff Day, chef de programme (Préparation aux missions)

La complexité croissante d'un monde interconnecté et les pressions budgétaires fédérales persistantes exigent de l'innovation et une nouvelle approche de la gestion des processus et des opérations complexes. Les processus impliquant des chaînes d'approvisionnement de bout en bout et la gestion des stocks ne font pas exception à cette règle.

Afin de compléter nos solutions de gestion de la chaîne logistique (SCM) et d'offrir davantage de valeur ajoutée et de gains d'efficacité à nos clients, nous avons également mis à profit nos compétences en automatisation avancée des processus dans ce domaine. Cela permet ainsi de faire évoluer le paradigme de l'automatisation des processus, qui passe d'une innovation réservée aux services administratifs à une approche axée sur la mission.

La capacité d’automatisation avancée des processus d’Amentum offre une approche éprouvée pour gagner en efficacité et augmenter la capacité grâce à l’utilisation de la robotisation des processus (RPA) et des technologies d’automatisation intelligente, ainsi qu’à un centre d’excellence. Nous sommes convaincus que les solutions d’automatisation les plus efficaces sont celles qui viennent compléter l’expertise métier existante, en contribuant à rationaliser et à optimiser les tâches opérationnelles courantes. Nous cherchons à mettre cette capacité au service de nos clients afin de renforcer leurs missions, en améliorant l’expérience client ainsi que la conformité, la normalisation et l’audit.

L’Agence logistique de la Défense (DLA) a récemment été mise en avant dans le rapport « State of Federal RPA » comme l’une des cinq agences fédérales classées au « niveau 4 » de maturité en matière de RPA (le niveau le plus élevé étant le niveau 5, qu’aucune agence n’a encore atteint). Le programme RPA de la DLA avait déployé au moins 96 automatisations à la fin de l’exercice 2020. Ces automatisations ont permis de dégager plus de 200 000 heures de capacité annualisée. Il est important de noter que la DLA comptabilise les heures dégagées plutôt que les heures économisées, car les employés qui effectuaient auparavant ces tâches font toujours partie des effectifs de la DLA et sont réaffectés à des tâches plus complexes. Les automatisations apportent des avantages à chacun des cinq principaux commandements subordonnés de la DLA et à ses sept chaînes d’approvisionnement.

D'autres agences fédérales investissent également des ressources importantes dans des solutions de RPA, notamment le ministère américain de l'Agriculture, l'Administration des services généraux, l'Agence spatiale américaine (NASA) et le ministère américain des Finances. Dans chaque cas, cela permet de réaliser d'importantes économies de temps de travail et permet au personnel de se concentrer davantage sur des activités à valeur ajoutée.

L'initiative d'Amentum poursuit des objectifs similaires. Nous cherchons à réduire les tâches manuelles lorsque des processus automatisés permettent de limiter, voire d'éliminer, les processus structurés sujets aux erreurs, afin de libérer du temps pour que le personnel puisse se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée telles que l'amélioration des processus, l'analyse et la prise de décision. Dans le cadre des solutions de gestion de la chaîne logistique (SCM), cela nous aide à dépasser nos indicateurs clés, à optimiser la gestion et la validation des fournisseurs, et à améliorer les mesures de qualité.

Par exemple, le bureau technologique d’Amentum, en collaboration avec notre service des achats, a conçu et déployé un bot utilisant cette fonctionnalité, développé par notre partenaire UiPath, leader de l’automatisation intelligente. Ce bot a automatisé de nombreuses étapes manuelles répétitives liées aux recherches sur Internet dans le cadre de la chaîne d’approvisionnement. Il a récupéré les résultats et réalisé des captures d’écran, compilé toutes les informations dans un rapport unique et archivé tous les documents. Il s’est interfacé avec le site intranet du service des achats pour la réception des demandes, le téléchargement des rapports et les notifications aux utilisateurs. Il a mis en place un mécanisme de mise en file d’attente, une gestion des erreurs et des ajustements pour gérer la variabilité des réponses et des délais provenant des sites web externes. La solution a créé de la valeur en permettant au personnel de se concentrer sur la prise de décision, en introduisant une standardisation des processus et en améliorant l’audit. Le personnel chargé de la gestion des sous-traitants et des fournisseurs a eu accès à cet espace de stockage, qui a servi de référentiel central d’informations et a contribué à réduire les redondances.

Parmi les autres domaines dans lesquels les solutions de gestion de la chaîne logistique (SCM) tirent parti de l'automatisation, on peut citer le suivi des stocks, la planification proactive des ordres de travail, le traitement des factures, la recherche et la comparaison des prix et des fournisseurs, ainsi que la répartition des livraisons entre les partenaires de livraison.

Voici quelques enseignements tirés de notre expérience :
• La reconversion et la formation ne doivent pas être considérées comme des éléments secondaires. Les progrès en matière d’automatisation des processus permettent à nos parties prenantes de faire reconvertir leur personnel afin qu’il puisse se concentrer sur d’autres aspects de l’activité. Cet aspect doit être intégré dès le départ dans la planification et le développement globaux de l’automatisation. Une fois développés, les bots agissent comme des collaborateurs ou des assistants numériques, ce qui signifie que les parties prenantes doivent être formées à ce à quoi s’attendre et à la meilleure façon d’utiliser ces bots.
• Pensez à la résilience. Il faut trouver un compromis entre des chaînes d’approvisionnement « lean » et des chaînes d’approvisionnement résilientes, en particulier si ces dernières s’appuient sur des stocks tampons et des partenaires alternatifs. C’est là que l’automatisation peut potentiellement faire la différence en collectant des données, en étudiant les options et en prenant des décisions en temps réel parmi les différentes alternatives.
• La simplicité a son charme. Les bots sont particulièrement efficaces pour automatiser des processus comportant des tâches manuelles qui ne nécessitent pas de prise de décision subjective et dont les étapes sont structurées. Commencez par des projets simples, et identifiez d’abord le juste équilibre permettant d’obtenir un bon retour sur investissement. Voyez grand pour libérer tout le potentiel des technologies d’intelligence artificielle et ouvrir la voie à l’automatisation intelligente.

En mettant en œuvre des solutions qui permettront des améliorations continues et l’ajout de nouvelles fonctionnalités dans les années à venir, nous aidons nos clients à tirer également des avantages à court terme, notamment la libération de ressources humaines pour des tâches à forte valeur ajoutée, l’amélioration des délais de livraison, la réduction des erreurs et l’amélioration de la qualité, une meilleure conformité et de meilleurs audits, la gestion et la conservation des connaissances, ainsi que la transparence des opérations. Amentum vise l'excellence grâce à une orientation client approfondie, à la recherche, à des investissements dans les technologies de pointe et à leur mise en œuvre, en les adaptant aux principaux marchés de nos clients afin de les aider à mener à bien leurs missions essentielles de manière agile et à faible risque.