Jennifer Grant remporte le prix de l'amélioration continue pour son application dédiée à l'engagement des employés

Lorsque Jennifer Grant, partenaire métier des ressources humaines chez l'ancienne société PAE, cherchait un projet à mener dans le cadre de sa formation Green Belt en novembre 2020, elle savait qu'elle souhaitait se concentrer sur la fidélisation du personnel. Un peu moins d'un an plus tard, elle a développé, avec l'aide de l'équipe Performance Excellence, une application permettant de suivre les communications entre les responsables et leurs collaborateurs dans le cadre d'un important contrat IDIQ.

Le développement et la mise en œuvre de l'application « Employee Engagement » de Grant lui ont permis de remporter le concours d'amélioration continue du premier trimestre 2022 organisé par National Security Solutions. Ce concours récompense les collaborateurs de NSS pour leurs projets d'amélioration continue qui permettent soit de réaliser des économies pour l'entreprise, soit de résoudre un problème grâce à une solution rapide ou à un projet DMAIC.

« Nous avons développé une application permettant aux responsables de saisir leurs commentaires sur l’engagement ainsi que les détails de leurs réunions ; un e-mail récapitulatif est ensuite envoyé à la fois au responsable et à l’employé », a expliqué Grant. « À chaque fois que le responsable se reconnecte, il dispose d’un petit aperçu de toutes les réunions qu’il a eues, et il peut s’y référer avant la prochaine réunion. »

Lorsque Grant a commencé à examiner les taux d’attrition au cours de la première année de travail d’un salarié, elle s’est rendu compte que le coût et le temps liés au recrutement d’un nouveau collaborateur étaient considérables, et elle savait qu’il était possible d’améliorer la situation. Le point commun entre les recherches de Grant, les entretiens de départ et ses échanges avec les responsables et les salariés était la nécessité d’une communication accrue.

« Le recours à la technologie pour suivre les actions des responsables, ainsi que l’intégration de nouvelles techniques, pourraient s’avérer utiles », a déclaré Grant. L’application centralise toutes les informations qui seraient normalement dispersées dans plusieurs carnets ou sur des post-it posés sur un bureau, pour les regrouper dans un tableau de bord facilement accessible.

« J’ai dressé une liste de différentes activités visant à renforcer l’engagement, telles que des entretiens individuels, des entretiens de fidélisation et des réunions générales, afin que l’équipe commence à les intégrer à ses routines habituelles », a déclaré Grant.

« En collaboration avec notre équipe « Performance Excellence », nous avons mis au point une application qui permet aux responsables de suivre l'engagement de leurs collaborateurs et d'avoir une vue d'ensemble plus globale des différentes activités visant à renforcer cet engagement, notamment les types de réunions organisées et leur impact réel sur la fidélisation du personnel. »

Depuis son lancement en septembre 2021, près de 300 interactions ont été enregistrées. Ces interactions comprennent des réunions générales, des entretiens individuels et des entretiens de fidélisation.

Outre le développement de l'application, Grant a rédigé un guide destiné à faciliter la conduite des différentes interactions pouvant être mesurées au sein de l'application, en identifiant certains sujets à aborder et des questions à poser. Que le manager occupe son poste depuis des années ou qu'il vienne de prendre ses fonctions, l'application offre désormais un nouveau moyen de suivre la communication.

« En fin de compte, il s’agit en quelque sorte d’aider à ouvrir les voies de communication entre un salarié et son supérieur hiérarchique direct, et de leur offrir un moyen d’exprimer leurs préoccupations ou simplement de discuter de la façon dont les choses se passent et de la manière dont ils peuvent s’entraider », a déclaré Grant. « Cela donne également au responsable l’occasion d’apporter son soutien et son aide face à tout obstacle auquel ils pourraient être confrontés. »

À l'avenir, Grant espère que cette application sera étendue à d'autres projets afin que davantage de responsables puissent l'utiliser. Ce projet a permis d'améliorer les relations entre les employés et leurs responsables, d'accroître l'épanouissement professionnel des employés, d'augmenter la productivité et de réduire les coûts de recrutement de plus de 260 000 dollars par an, selon les prévisions.

« Merci à tous ceux qui ont participé à ce concours ! », a déclaré Chip Bjork, vice-président chargé de l'excellence opérationnelle chez NSS. « J'attends avec impatience le prochain concours pour découvrir comment chaque programme et chaque équipe fonctionnelle innove afin de dépasser les attentes des clients et les besoins de l'entreprise. »

En février 2022, Amentum a finalisé l'acquisition de PAE, un leader mondial dans la fourniture de solutions innovantes essentielles à la mission du gouvernement américain et de ses alliés sur les sept continents.